Einstellungen
Persönliche Einstellungen
In den persönlichen Einstellungen kann jeder Mitarbeiter einen festen Vertreter für sich einstellen. Diese Vertretungsperson wird bei allen neuen Abwesenheitsanträgen automatisch hinterlegt.
Selbstverständlich kann der Vertreter beim konkreten Antrag geändert werden.
Globale Einstellungen
In den globalen Einstellungen erfolgt die Konfiguration der Optionen für den Abwesenheitskalender für das gesamte Unternehmen.
Projekt zum Verwalten der Abwesenheitsarten
Um Urlaube und andere Fehlzeiten beantragen zu können, muss ein Projekt ausgewählt werden, dessen Tätigkeiten als Abwesenheitsarten genutzt werden können.
Standardmäßig ist dies in TimePunch das Projekt „Sonstiges“, das vordefinierte Einträge wie „Krank“, „Urlaub“ oder „Überstundenabbau“ enthält. Alternativ kann jedoch jedes andere Projekt für Abwesenheitsanträge verwendet werden.
Dienstreise-Buchungen
Für Dienstreisen können abweichende Start- und Endzeiten von den Standardarbeitszeiten erforderlich sein. Diese Zeiten lassen sich in den Kalendereinstellungen festlegen und gelten ausschließlich für Anträge vom Typ „Dienstreise“.
Vertreter*in und Vertretungspflicht
In den globalen Einstellungen kann festgelegt werden, ob bei Abwesenheitsanträgen zwingend eine Vertretung hinterlegt werden muss. Wird eine Vertretung angegeben, erhält diese eine E-Mail und wird gebeten, der Abwesenheit zuzustimmen. Stimmt die Vertretung nicht zu, wird die zuständige genehmigende Person darüber informiert.
Hinweis: Wenn die Vertretung in den Optionen als nicht zustimmungspflichtig gekennzeichnet ist, wird die Zustimmung der Vertretung implizit angenommen.
Genehmigungshirarchie
Es kann definiert werden, aus welcher Gruppe (Team, Abteilung, Niederlassung) die Genehmigung durch die Leitung oder deren Assistenten eingeholt werden muss. Wenn beispielsweise Team und Abteilung ausgewählt sind, muss die Abwesenheit zunächst durch die Teamleitung und anschließend durch die Abteilungsleitung genehmigt werden.
Mit der Option „per E-Mail informieren“ kann eingestellt werden, welche Gruppenleitungen (Team, Abteilung, Niederlassung) bei genehmigten Abwesenheiten der Gruppenmitglieder benachrichtigt werden.
Überschreiben der Gruppengenehmigungen / Genehmigungshirarchie
Ist diese Einstellung aktiviert, kann eine manuell festgelegte Freigabe die global definierte Genehmigungshierarchie überschreiben. Diese Funktion ist sinnvoll, wenn bestimmte Mitarbeitende die Genehmigung direkt von einer spezifischen Person, z. B. dem Geschäftsführer, einholen sollen.
Wichtig:
Mitarbeitende stellen immer in ihrer Primären Gruppen die Abwesenheitsanträge. Gruppenleitungen in den Sekundären Gruppen, werden nur über den genehmigten Abwesenheiten informiert.
Als weitere Einstellung können zusätzliche Empfänger für angenommene Abwesenheitsanträge festgelegt werden. Dies ist z.B. dann sinnvoll, wenn die Personalabteilung oder der Chef über die genehmigten Urlaube informiert werden soll. Im Fall der Genehmigung eines Antrags erhalten alle Empfänger in der Liste, die Bestätigungsemail in CC gesendet.